Accession number radiologi: fungsi dan formatnya

Di instalasi radiologi yang sudah digital, satu nomor kecil menentukan apakah citra pasien langsung muncul di layar radiolog atau tercecer dan harus dicari manual. Nomor itu adalah accession number.

Apa itu accession number

Accession number adalah nomor unik untuk satu permintaan pemeriksaan radiologi. Nomor ini diterbitkan oleh RIS saat order dibuat, lalu dipakai di semua tahap berikutnya: worklist, pemeriksaan di alat, penyimpanan citra di PACS, sampai lembar hasil.

Accession number berbeda dengan nomor rekam medis. Nomor rekam medis menunjuk pasien dan tidak berubah seumur hidup. Accession number menunjuk satu pemeriksaan. Pasien yang difoto thorax hari ini dan CT kepala minggu depan punya satu nomor rekam medis, tapi dua accession number.

Tempatnya di data DICOM

Setiap citra DICOM membawa data tambahan di dalam filenya, termasuk nama pasien, nomor rekam medis, tanggal pemeriksaan, dan accession number. Accession number disimpan di tag (0008,0050), dengan panjang paling banyak 16 karakter.

Saat citra masuk ke PACS, sistem membaca tag ini lalu mencari order dengan nomor yang sama. Kalau ketemu, citra langsung tercatat di order itu. Kalau tidak ketemu, citra tetap tersimpan tetapi masuk daftar citra tanpa order dan harus dicocokkan manual.

Bagaimana nomor itu sampai ke alat

Ada dua cara accession number masuk ke citra:

1. Lewat Modality Worklist (MWL). Alat mengambil daftar pasien dan accession number langsung dari RIS. Radiografer tinggal memilih pasien dari daftar di konsol, sehingga tidak ada yang diketik ulang.
2. Diketik di konsol alat. Radiografer membaca nomor dari order atau worklist, lalu mengetiknya di alat sebelum memotret.

Cara kedua masih umum, terutama untuk alat lama atau sistem yang belum mendukung MWL. Risikonya jelas: satu karakter salah ketik, dan citra tidak menemukan ordernya.

Format yang mudah dibaca

Tidak ada format wajib untuk accession number. Yang penting unik dan tidak lebih dari 16 karakter. Tapi format yang bermakna memudahkan radiografer membaca dan mengetiknya, sekaligus mengecek kalau ada yang janggal.

Contoh format yang dipakai di SIRAD adalah kode modalitas, tanggal, lalu nomor urut harian:

Hasilnya CT2610070004. Dari nomornya saja, radiografer tahu ini order CT tanggal 7 Oktober. Kalau nomor yang diketik di alat CT ternyata diawali DX, kesalahannya langsung terlihat.

Mencegah citra yang tidak menemukan ordernya

• Buat order sebelum pasien difoto, sebisa mungkin juga untuk pasien rawat inap dan IGD.
• Biasakan membaca ulang nomor sebelum menekan tombol mulai di alat. Format yang bermakna membantu di sini.
• Pakai MWL bila alat dan sistem sudah mendukung, karena ini menghilangkan pengetikan ulang.
• Pantau daftar citra tanpa order setiap hari. Citra yang terlalu lama tidak dicocokkan berarti hasil pasien ikut tertunda.
• Cocokkan dengan dua identitas. Saat mencocokkan citra secara manual, cek nama dan tanggal lahir atau nomor rekam medis, bukan nama saja.

Di SIRAD

SIRAD menerbitkan accession number otomatis saat order dibuat, baik dari form maupun dari SIM RS lewat API. Citra yang masuk lewat DICOM dicocokkan berdasarkan accession number, dan citra yang tidak menemukan ordernya masuk menu Studi tanpa order untuk dipasangkan.

SIRAD belum mendukung Modality Worklist, jadi radiografer masih mengetik accession number di konsol alat. Karena itu formatnya dibuat pendek dan mudah dibaca.